Archivage papier, archivage numérique : quelles sont les précautions à prendre ?

Chacune des opérations figurant dans votre comptabilité doit impérativement être justifiée par un document approprié, tel qu'une facture. Certains justificatifs doivent même comporter des mentions spécifiques, notamment pour des frais de repas invités, des frais de route ou des frais de blanchissage de votre linge professionnel.

Un délai à respecter

Pour respecter vos obligations d'archivage, vous devez conserver ces pièces justificatives pendant au moins 10 ans. Il est essentiel de prendre des mesures pour assurer la sauvegarde et la protection de vos données comptables, qu'elles soient informatisées ou sur papier. Cela inclut non seulement leur conservation, mais également la garantie de leur intégrité et de leur lisibilité dans le temps. 

Notre conseil : importez de manière régulière les données nécessaires à votre archivage, sur votre propre système informatique, et préservez les documents comptables originaux (relevés bancaires, factures, avis d’imposition, cotisations sociales, etc.) sur leur support initial, qu'il soit numérique ou papier.

Une organisation a minima

Pour une gestion optimale, il est recommandé de classer vos factures chaque mois et de noter régulièrement les dépenses spécifiques, telles que les frais de blanchissage du linge professionnel. Il est également crucial de suivre de près vos kilomètres professionnels en tenant un agenda quotidien de vos déplacements et en photographiant le compteur kilométrique de votre véhicule chaque fin d'année. Cette précaution vous permettra de justifier les frais de route déductibles liés à votre activité. Lors de vos déjeuners de travail, lorsque vous invitez par exemple un confrère ou un collaborateur, il est nécessaire de préciser, au dos de la facture, l'objet de l'invitation ainsi que le nom et la qualité des invités.

Notre conseil : doublez vos sauvegardes. Afin d'éviter toute perte de données, vous pouvez réaliser une première sauvegarde sur un serveur en ligne, en veillant à respecter les règles de confidentialité liées à votre profession, et ,en parallèle, une seconde sauvegarde sur un support local, tel qu’un disque dur externe par exemple. Cette redondance vous protégera davantage.

Numérisation et archivage à valeur probante

Il est également judicieux de scanner ou de photographier vos justificatifs afin de conserver des copies numériques. Cependant, il est important de savoir que ces copies ne remplacent pas les originaux sur le plan juridique, notamment lors d’un contrôle fiscal, car la plupart des solutions de numérisation ne répondent pas aux exigences de l’article A102 B-2 du Livre des procédures fiscales. En cas de perte de l’original papier, vous pourrez demander une tolérance de la part de l’administration fiscale, bien que celle-ci ne soit pas garantie.

Notre conseil : pour qu'une copie numérique ait la même valeur légale qu'un original, et donc soit considérée valide par l'administration fiscale, elle doit se garantir de 3 grands principes. Le document archivé doit correspondre à la réalité en tous points (authenticité). Il doit être identique à l'original, sans altération ni modification (intégrité). Sa lisibilité doit être garantie dans le temps (intelligibilité), notamment sous format PDF (arrêté du 22 mars 2017).