Frais de véhicule : indemnités kilométriques ou frais réels, quelle option choisir ?

En tant que professionnel de santé libéral, vous avez deux options pour déduire vos frais de véhicule : les indemnités kilométriques (IK) ou les frais réels. Ce choix doit être fait chaque année, dès le début de l'exercice comptable, et il est important de bien comprendre les implications de chaque option pour optimiser vos finances.

L'évaluation forfaitaire, basée sur les indemnités kilométriques, signifie que vous ne déduisez pas directement les frais couverts par ce barème (carburant, entretien, etc.) en comptabilité. Si vous avez payé certains de ces frais via votre compte professionnel, ils doivent être comptabilisés comme prélèvements personnels afin d’éviter une double déduction. 

Notre conseil : soyez particulièrement vigilant si vous optez pour ce mode de calcul, car une erreur dans la comptabilisation des frais réels pourrait invalider votre choix.

Il est également crucial de prendre en compte la gestion d’une éventuelle plus-value en cas de vente du véhicule. Si celui-ci n'est pas inscrit au registre des immobilisations (ce qui est souvent le cas lorsque vous optez pour l'indemnité kilométrique), la plus-value n'est pas taxable, car elle est soumise au régime des particuliers. En revanche, si le véhicule est inscrit au registre des immobilisations, la plus-value est imposable dans le cadre des plus-values professionnelles (exonération possible sous certaines conditions).

Pour faire le meilleur choix entre les indemnités kilométriques et les frais réels, il est essentiel d’estimer correctement vos dépenses annuelles déductibles ainsi que l’impact fiscal d’une éventuelle plus-value. Le principal défi réside souvent dans l’estimation de votre kilométrage annuel, aussi bien professionnel que personnel.

Notre conseil : pour la majorité des professionnels de santé libéraux, le forfait kilométrique est généralement plus avantageux, et surtout plus simple à gérer d’un point de vue administratif. Il ne faut pas hésiter à réaliser une étude comparative pour s'en assurer.

Les indemnités kilométriques

Pour optimiser la déduction de vos frais de véhicule, vous pouvez opter pour un barème kilométrique fixé par l'État, qui est mis à jour chaque année. Ce barème prend en compte la puissance fiscale de votre véhicule (mentionnée sur la carte grise) ainsi que le nombre de kilomètres professionnels parcourus sur l'année. Ce calcul forfaitaire inclut des dépenses comme l’usure du véhicule, le carburant, l’assurance, et les frais d’entretien ou de réparation courante. Toutefois, il n'intègre pas certaines dépenses spécifiques comme les frais de stationnement, de péage, ou la location d'un garage, qui peuvent être déduits à leur coût réel.

Il est important de noter que seuls les kilomètres réellement parcourus à des fins professionnelles sont pris en compte. Cela inclut les trajets domicile-cabinet (dans la limite de 80 km aller-retour, sauf exceptions), les visites à domicile, ainsi que les déplacements nécessaires au bon fonctionnement de votre activité libérale (par exemple, pour des formations, des achats professionnels ou des réunions). Sachez que les indemnités kilométriques sont uniquement déductibles dans le cadre de votre activité professionnelle et non sur votre déclaration personnelle de revenus, où le forfait de 10 % pour frais professionnels ne s'applique pas.

Notre conseil :  il est essentiel de bien justifier ces déplacements, par exemple via des annotations dans votre agenda professionnel, précisant le motif, l'itinéraire, et le nombre de kilomètres parcourus. Ce kilométrage pourra être vérifié par comparaison avec les relevés de garage ou de contrôle technique. 

Les frais réels

En choisissant la méthode des frais réels, vous déduisez l’ensemble des dépenses liées à l’utilisation de votre véhicule professionnel. Cela inclut le carburant, l’entretien et les réparations (comme l’huile, les pneus), l’assurance, les taxes (carte grise, bonus-malus), ainsi que les intérêts d'emprunt, auxquels s'ajoutent les loyers (si véhicule pris en location) ou les amortissements (si véhicule acquis et inscrit au registre des immobilisations). 

Cependant, vous ne pouvez déduire que la part correspondant à l’usage professionnel du véhicule, qui doit être rigoureusement justifiée. Pour faciliter ce suivi, il est recommandé de photographier le compteur de votre véhicule chaque année, au 31 décembre, afin de justifier votre kilométrage total. Vous devez également prouver le kilométrage professionnel réalisé, par exemple, à travers un carnet de bord détaillant chaque déplacement professionnel. 

Notre conseil : une solution pour simplifier la gestion des factures de carburant est de souscrire un compte professionnel auprès de votre station-service habituelle. Pensez aussi à adapter votre assurance auto pour couvrir les biens professionnels transportés dans votre véhicule. Assurez-vous également que votre contrat permet le remplacement du véhicule sous 24h en cas de panne, pour éviter toute interruption dans vos tournées ou visites à domicile.

Les loyers liés à la location de votre véhicule peuvent ne pas être intégralement déductibles. Il est de la responsabilité du bailleur de vous informer, chaque année, de la part non déductible du loyer. Ce renseignement doit apparaître explicitement dans votre contrat de location. À noter que les frais liés à la location des batteries de véhicules électriques ne sont pas concernés par ce plafonnement (voir BOI-BIC-AMT-20-40-50 pour plus de détails).

En cas d’acquisition et d’inscription du véhicule dans votre registre des immobilisations, il est important de prendre en compte une part non déductible de l’amortissement pour les véhicules de tourisme mis en circulation après le 2 juin 2004. Cette part excédentaire dépend des émissions de CO2 du véhicule, du système d’immatriculation applicable et de la date d’acquisition. 

Notre conseil : le coût d'achat des batteries de véhicules électriques n'est pas soumis à ce plafonnement. Nous vous recommandons donc de vérifier qu'il fasse l'objet d'une facturation à part ou bien d'une mention spécifique (pour l'identifier facilement lors de l'acquisition du véhicule).

La durée d’amortissement est généralement de 5 ans. Passé ce délai, le véhicule aura une valeur comptable nulle, et aucun amortissement supplémentaire ne sera déductible. Cela signifie qu’il est essentiel de prendre en compte la durée de conservation prévue du véhicule dans votre stratégie d’amortissement.

Ces éléments techniques sont cruciaux pour optimiser la gestion fiscale de vos frais de véhicule.